啤酒企业一体化管理体系的记录整合

      [摘  要]  根据质量、食品安全、环境、职业健康安全标准要求，结合各管理体系在公司的实际运行过程，采取以质量管理体系为主线，用PCDA不断循环的方式，在质量、食品安全、环境、职业健康安全“四位一体”管理体系整合过程中有效实施记录整合。
      [关键词]  企业管理  质量、食品安全、环境、职业健康安全管理体系  记录  整合
      社会发展日新月异，企业管理水平更是不断提升，逐步从单一粗犷管理模式过度为多样一体化的精细科学管理，一体化管理模式越来越多地被各企业所应用。福建燕京惠泉啤酒公司1995年通过ISO9002质量管理体系认证，2001年通过HACCP食品安全管理体系认证（ISO22000前身），2004年通过ISO14001环境安全管理体系认证，2006年，公司以导入OHASA18000职业健康安全管理体系为契机，实施以质量管理体系为主线的管理体系一体化整合。笔者参与整个整合过程，现仅对记录整合过程重点进行试述，以求达到相互借鉴和交流的效果。
      一、整合记录的必要性
      GB/T19001、GB/T22000、GB/T24001、GB/T28001标准，无一例外地均有记录控制的要求。记录，是为提供组织管理体系有效运行和符合要求的证据，是证明体系有效运行的客观载体，记录控制效果直接影响着组织体系运行效果，标准要求组织应建立和保持记录并对记录实施控制。
      质量、食品安全、环境、职业健康四个管理体系虽然针对的对象不同，其内容有相对独立和专业的一面，同时又有相互交叉、共性的一面。四个管理体系在一个组织内运行，交叉之处是不可避免的。如果，为满足一个体系的需要，要求组织保存一个有效记录，那么，四个体系难免会存在重复记录的现象，这样，就会给组织的管理过程带来不必要的烦琐，因此有效整合组织记录以满足体系运行的需要便成为一个必不可少的过程。
      二、整合的方法
      整个记录整合过程，遵循著名的质量管理专家--戴明的PDCA循环运行模式，具体分为四个阶段实施。
      （一）计划（PLAN）阶段：由管理者代表(体现领导作用)牵头，组织部门级以上负责人根据标准条款和组织的手册、程序的要求，研究确定整合目标，制定整合活动计划，并将整合目标分解到组织各部门的各环节。
      这个计划阶段要完成三个方面的内容，一是研究活动条件、二是制定业务决策、三是编制行动计划。
      一体化记录的整合过程涉及组织的各个部门和环节，对各个部门和成员的工作都提出了要求，因此，必须以全员参与、全面沟通为基础。做到高层——部门——班组，逐级利用头脑风暴法，进行整合沟通。
      计划条件：质量管理体系最早在惠泉公司运行，公司员工对该体系理解得较到位，因此质量管理体系为主线整合四个体系条件成熟。
      业务决策：确定部门领导负责制，各部门领导监督本部门的记录整合过程，记录控制主管部门负责汇总、备案组织全部记录。
      制定整合计划：首先公司的记录编号整合，其次，以GB/T19001：2000为主线对记录内容实施整合。
      （二）实施（DO）阶段：根据计划阶段的策划分两步实施整合。
      1、记录编号整合。
      记录是一种特殊文件，因此要在文件控控制程序中明确记录的管理方法。原先，组织中的记录编号方式是按照各单一体系条款的要求，各设置一个编号，如质量管理体系的标识是Q，环境管理体系的标识是E，食品安全管理体系的标识是H。这样一来，车间相同的一项活动内容可能得同时在2—3份表格中重复记录。因此，此时的按标准条款要求进行记录编号对于多系式运行的组织是行不通的。因此必须取消单一体系的标识的方式，统一将记录标识定为JL，设置以组织（部门、车间）为单位的标识，由各个部门负责收集齐本组织活动过程的所有记录，建立记录清单后，记录控制责任部门收集汇总建立组织的总记录清单，按记录控制管理程序要求实施管理。具体记录编号格式如下图。
      统一后的记录编号格式图
         JL      -     □□□        -     □□     -     □□□□
      记录简称   部门（车间）代号         顺序号           年号
      2）、记录内容整合
      根据四个标准和本组织的手册、程序要求，整理出确保四个体系体系有效运行所必要保存的记录内容分别如下：
      A）、GB/T19001标准明确要求保存的记录有：5.6管理评审；6.2.2能力意识和培训；7.1产品实现的策划；7.2.2与产品有关要求的评审；7.3.2设计和开发的输入；7.3.4设计和开发的评审；7.3.5设计和开发验证；7.3.6设计和开发确认；7.3.7设计和开发更改的控制；7.4.1采购过程；7.5.2生产和服务提供过程的确认；7.5.3标识和可追溯性；7.5.4顾客财产；7.6监视和测量装置的控制；8.2.2内部审核；8.2.4产品的监视和测量；8.3不合格品控制；8.5.2纠正措施；8.5.3预防措施。
      B）、GB/T22000标准强调有必要保存的记录有： 5.6沟通；5.8管理评审；6.2.2能力意识和培训；7.3.2食品安全小组；7.3.5.1流程图；7.4.2危害识别和可接受水平的确定；7.4.3危害评估；7.4.4控制措施的选择和评估；7.5.5操作性前提方案(PPPs)的建立和监视后记录；7.6.4关键控制点的监视系统及监视纪录的要求和方法；7.8验证策划；7.9可追朔性系统；7.10不符合控制；8.3监视和测量的控制；8.4.1内部审核；8.4.2单项验证结果的评价；8.4.3验证活动结果的分析；8.5.2食品安全管理体系的更新。
      C）、GB/T24001、标准强调有必要保存的记录有：4.3.1重要环境因素识别、评价信息；4.3.2关于适用的环境法律与其他要求的信息；4.4.2能力、培训和意识；4.4.3信息交流；4.4.6运行控制过程信息（产品信息和有关的供方与承包方信息）；4.4.7应急准备与响应；4.5.1监测和测量信息（检查、维护与校准记录，每季度监测与测量）；4.5.2合规性评价；4.5.3不符合、纠正与预防措施（事故报告）；4.5.5内部审核； 4.6管理评审。
      D）、GB/T18001标准强调有必要保存的记录有：4.3.1重大危害因素识别与评价信息；4.3.2关于适用的环境法律与其他要求的信息；4.4.2能力、培训和意识；4.4.3信息交流；4.4.6运行控制（过程信息、产品信息；有关的供方与承包方信息）；4.4.7应急准备与响应；4.5.1监测和测量信息（检查、维护与校准记录，每季度监测与测量）；4.5.2不符合、纠正与预防措施（事故报告）；4.5.4内部审核； 4.6管理评审。
      在充分考虑体系之间的融合性的基础上，对照四个标准要求，对以上四个内容进行有效整合。整合后的记录内容标准要素对照下表：
      记录内容整合表

      注:以上记录内容整合模式,是根据惠泉啤酒公司的“四位一体手册、程序”要求整理出。程序手册删减7.5.4顾客财产,因此不存在顾客财产管理和使用记录。
      各部门根据手册、程序规定的各部门体系职责权限，部门自行负责权限范围内的记录格式编制。其中，公共记录为组织内统一适用的记录，交叉记录为各部门职责、业务联系造成的联系部门特有的记录。特有记录由各责任部门根据程序要求和本部门的实际运行情况而制定的记录（包括体系要求以外的记录也一并列入其中规范管理）。
      3、检查验证（CHECK）阶段：检查记录整合目标和要求的完成情况。
      各部门负责核查本部门活动所涉及的各项管理体系记录是否完整列入本部门记录的清单中；体系管理部门负责核查各部门记录内容和控制方式是否满足体系运行要求；记录主控部门负责汇总、核对记录的编号、格式。然后，通过实施部门的日常自查、自我评价或组织的内部审核、管理评审及外部审核等监督检查措施，验证现有记录满足体系运行需要的程度，监督和监视记录管理过程的运行和管理措施的落实，必要时修改记录内容或补充新的记录。
      4、改进处置（ACT）阶段：完美需要不断更新、创造。
      组织内的记录并不是一次性整合完全的。在组织追寻无限卓越管理过程中，组织的管理体系时刻处于动态管理状态，随着企业生产过程的变化,对记录的要求也必将不断变化，因此，记录整合PDCA循环过程更是一个不断上升、改进、创新的循环动态管理状态。组织应定期评审运行的适宜性、充分性和有效性，改进记录管理过程，以达到体系持续改进的目的。
      三、整合效果
      这种记录整合模式赋予部门管理记录的自主权，以部门为记录管理的基础管理单位，各部门可以根据部门内部的运行需要自主增添本部门的记录流水号，实现公司实际记录过程与体系记录管理有效融合，消除为应付体系审核而实施记录内容填写造假的记录控制两张皮现象。通过对公司记录资源的有效整合，有助于组织内各部门人员加深对本公司管理体系运行全过程的了解，从而全面理顺公司的生产经营过程、服务过程和企业人员的行为过程渠道,使得公司体系管理追溯系统得到进一步完善。同时，因此而使公司内的记录资源得到最大限度的共享，组织的体系管理维护成本、信息资源传递成本也均得到下降。
      福建省燕京惠泉啤酒集团股份有限公司（362100） 
      技术质量部  程晓梅
      Email: cxm@hqbeer.com
      注:以上记录内容整合模式,是根据惠泉啤酒公司的“四位一体手册、程序”要求整理出。程序手册删减7.5.4顾客财产,因此不存在顾客财产管理和使用记录。
      各部门根据手册、程序规定的各部门体系职责权限，部门自行负责权限范围内的记录格式编制。其中，公共记录为组织内统一适用的记录，交叉记录为各部门职责、业务联系造成的联系部门特有的记录。特有记录由各责任部门根据程序要求和本部门的实际运行情况而制定的记录（包括体系要求以外的记录也一并列入其中规范管理）。
      3、检查验证（CHECK）阶段：检查记录整合目标和要求的完成情况。
      各部门负责核查本部门活动所涉及的各项管理体系记录是否完整列入本部门记录的清单中；体系管理部门负责核查各部门记录内容和控制方式是否满足体系运行要求；记录主控部门负责汇总、核对记录的编号、格式。然后，通过实施部门的日常自查、自我评价或组织的内部审核、管理评审及外部审核等监督检查措施，验证现有记录满足体系运行需要的程度，监督和监视记录管理过程的运行和管理措施的落实，必要时修改记录内容或补充新的记录。
      4、改进处置（ACT）阶段：完美需要不断更新、创造。
      组织内的记录并不是一次性整合完全的。在组织追寻无限卓越管理过程中，组织的管理体系时刻处于动态管理状态，随着企业生产过程的变化,对记录的要求也必将不断变化，因此，记录整合PDCA循环过程更是一个不断上升、改进、创新的循环动态管理状态。组织应定期评审运行的适宜性、充分性和有效性，改进记录管理过程，以达到体系持续改进的目的。
      三、整合效果
      这种记录整合模式赋予部门管理记录的自主权，以部门为记录管理的基础管理单位，各部门可以根据部门内部的运行需要自主增添本部门的记录流水号，实现公司实际记录过程与体系记录管理有效融合，消除为应付体系审核而实施记录内容填写造假的记录控制两张皮现象。通过对公司记录资源的有效整合，有助于组织内各部门人员加深对本公司管理体系运行全过程的了解，从而全面理顺公司的生产经营过程、服务过程和企业人员的行为过程渠道,使得公司体系管理追溯系统得到进一步完善。同时，因此而使公司内的记录资源得到最大限度的共享，组织的体系管理维护成本、信息资源传递成本也均得到下降。
      福建省燕京惠泉啤酒集团股份有限公司（362100） 
      技术质量部  程晓梅
      Email: cxm@hqbeer.com